DMS - Dokumenten-Management-System

Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und wird im weiteren Sinne als Branchenbezeichnung verwendet. Im Amerikanischen steht "Document Management" dagegen für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen. Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des übergreifenden ECM Enterprise Content Management.


DMS aus betriebswirtschaftlicher Sicht

Für den Nutzen und die WIrtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente:

  • Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten durch Suchalgorithmen, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Indexierungen.
  • Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten durch Konvertierung in  - aller Voraussicht - nach "zeitlosen" Dateiformaten (TIFF oder PDF/A).
  • Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teilweise bis zu 30 Jahren)
  • Verwaltung von Bearbeitungsständen in verschiedenen Versionen.
  • Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung)
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten in Workflows.
  • Ein Zugriffsberechtigungskonzept (Informationssicherheit und Datenschutz) wird gewährleistet.
  • Sämtliche Manipulationen und Weiterleitungen der Dokumente werden protokolliert.
  • Speicherplatzkosten werden vermieden, da eine Mehrfachablage von Dokumenten (auf E-Mail-Server, Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken) entfällt.
  • Keine Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen.
  • Doppelablage - und damit doppelte Arbeit - entfällt.


Unsere Leistungen für Sie
  • Vorführung der Möglichkeiten einer DMS-Lösung in Live-Präsentation
    (bis zur Dauer von einer Stunde kostenlos).
  • IST-Analyse der Ablage und Archivierung von Papier und Dateien in Ihrem Unternehmen.
  • Bei Bedarf Erarbeitung der effizienteren Nutzung der schon im Einsatz befindlichen IT-Systeme für die Archivierung.
  • Dokumentation der Problemfelder und Aufzeigen der Möglichkeiten/Optimierungen durch Einführung eines DMS; Kosten-/Nutzen-Aufstellung.
  • Erarbeitung und Vorstellung eines DMS-Gesamtkonzeptes.
  • Analyse der in Frage kommenden Hardware für die nötigen Installationen.
  • Schätzung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen für die Umsetzung.
  • Durchführung des Projektes unter Berücksichtigung des Pflichtenheftes.
  • Schulung der Mitarbeiter.
  • Übergabe einer umfassenden Dokumentation der Installation und Prozesse.
  • Garantierter 24h-Reaktions-Support im Falle von auftauchenden Fragen und Problemen.
  • Informationsmanagement bezüglich Neuerungen, die die Prozesse und Automatismen weiter vereinfachen und stimmig abrunden.

Unser Kundenkreis erstreckt sich von Kleinstunternehmen und Privatpersonen über Mittelständische Unternehmen bis hin zu Kliniken und Forschungsinstituten.